Règlement Plateforme d’évaluation et de pré-choix

Règlement intérieur de la Plateforme d’évaluation et de pré-choix du SIPHIF

Août 2019

Lexique

• DES : Diplôme d’Etudes Spécialisées
• IPR : Innovation Pharmaceutique et Recherche
• PEP : Plateforme d’évaluation et de préchoix
• SIPHIF : Syndicat des Internes en PHarmacie et en biologie médicale d’Île-de-France
• 5AHU : 5ème Année Hospitalo-Universitaire

 

Article 1 : Participants

Tous les internes pharmaciens inscrits au DES de Pharmacie, de Biologie Médicale ou au DES d’IPR, ainsi que les étudiants en 5ème année hospitalo-universitaire (5AHU), s’ils effectuent un semestre en tant que faisant fonction d’interne en Île-de-France ou qu’ils ont été affectés en Île-de-France à l’issue de la procédure de choix du concours de l’internat, ont le droit à un accès sur la PEP, via un compte utilisateur personnel. Ci-dessous, ce statut est défini comme le statut « Interne ».

Les internes utilisateurs doivent être à jour dans leur adhésion au SIPHIF pour pouvoir prétendre au statut « Adhérent » sur la PEP.

Les étudiants 5AHU affectés en Île-de-France à l’issue de la procédure de choix du concours de l’internat peuvent prétendre au statut « Adhérent » à titre dérogatoire en amont de leur 1ère session de choix de stage.

On appelle « Adhérent » les internes et les adhérents.

Le statut « Admin » correspond aux personnes responsables de la bonne gestion de la PEP.

Ils sont en charge de la bonne application du règlement intérieur.

 

Les différences de statut sont résumées dans le tableau suivant :

Tout utilisateur de la PEP, indifféremment de son statut, s’engage à respecter l’ensemble des articles du règlement intérieur. . 

Article 2 : Création et connexion à un compte

La création du compte se fait sur le site suivant, via l’onglet « INSCRIPTION ». L’utilisateur de la PEP s’engage à fournir les bonnes informations lors de son inscription sur la PEP. Chaque compte créé devra être validé par un administrateur de la PEP, qui se charge de vérifier l’exactitude des informations fournies.

En cas d’informations erronées, le SIPHIF peut être amené à supprimer le compte de l’utilisateur.

Chaque connexion se fera par l’e-mail et le mot de passe définis lors de la création du compte. En cas d’oubli du mot de passe, une réinitialisation du mot de passe est possible en cliquant sur « Mot de passe perdu ? ». Le SIPHIF s’engage à prévenir l’ensemble des personnes éligibles à un compte d’utilisateur de la possibilité de créer un compte.

En dehors des périodes d’ouverture de la PEP décrites à l’article 3, la création d’un compte ne permettra pas l’accès à l’ensemble des fonctions de la PEP. Tout compte créé est un compte utilisateur personnel, attribué à un interne. Chaque personne éligible à un compte doit avoir un seul et unique compte.

En cas d’utilisation d’un compte personnel par une autre personne, notamment par les responsables de stages , le SIPHIF, après information auprès de l’utilisateur, supprimera le compte utilisateur. L’utilisateur ne sera plus éligible à un compte utilisateur.

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Article 3 : Périodes de la PEP

La plateforme est un système automatique, fonctionnant par session. Chaque session comporte plusieurs périodes, limitées dans le temps :

1. Évaluation des stages : chaque utilisateur peut évaluer ses stages
2. Pré-choix : chaque utilisateur peut renseigner ses vœux.

Le SIPHIF s’engage à prévenir l’ensemble des utilisateurs de l’ouverture d’une session et de chacune des périodes associées.

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Article 4 : Évaluation de stages

L’évaluation des stages se fait uniquement lorsque une session est ouverte en période d’évaluation. Seuls les « internes » et « adhérents » peuvent évaluer leur stage. Pour cela, l’utilisateur doit se connecter à son compte personnel (cf article 2).

Se présente alors devant lui l’ensemble des stages auxquels il a été affecté, il peut alors remplir l’évaluation de son stage actuel. La modification des évaluations précédentes est alors possible. Les catégories de l’évaluation qui doivent être obligatoirement remplis afin de déclarer l’évaluation conforme sont :

• Semestre d’ancienneté
• Activités de l’interne
• Organisation du service d’affectation
• Respect du statut et du temps de travail de l’interne
• Appréciation globale du stage

Le SIPHIF se réserve le droit de demander à l’utilisateur de modifier/compléter son évaluation sur ces catégories obligatoires.

Les autres catégories sont facultatives et sont remplies selon la typologie du stage.

Si un interne souhaite porter à l’attention des autres internes qu’il travaille actuellement sur un projet (thèse par exemple) et qu’il souhaite rester sur son poste au semestre suivant, une case à cocher est mise à disposition parmi les champs d’évaluation. 

L’utilisation de ce champ ne permet pas de réserver un poste, le SIPHIF ne saurait être tenu responsable du non-respect des souhaits d’un interne.

L’utilisation de champ peut entraîner une rupture de l’anonymat par indication du semestre où l’évaluation est écrite, en cochant la case dédiée, l’interne prend conscience qu’il s’expose à être identifié par les autres internes.

A l’exception de l’utilisation du champ cité ci-dessus, chaque évaluation est anonyme et ne doit pas comporter des éléments permettant de dater l’évaluation, sauf si l‘information représente un élément important de l’évaluation. 

A l’exception de l’utilisation du champ cité ci-dessus, toute information dans une évaluation permettant de briser l’anonymat de l’évaluation entraînera la suppression de l’évaluation. Toute information dans une évaluation pouvant s’apparenter à une volonté de « réserver » un poste qui serait mentionnée ailleurs que via le champ dédié pourra entraîner la suppression de l’évaluation. De la même manière, toute autre information dans une évaluation permettant de dater l’évaluation entraînera la suppression de l’évaluation, sauf si l‘information représente un élément important de l’évaluation. 

Le SIPHIF se réserve le droit, après information auprès de l’utilisateur, de supprimer le compte utilisateur en tort.

Article 5 : Participation aux pré-choix

Les pré-choix des stages se font uniquement lorsqu’une session est ouverte en période de pré-choix. Seuls les « internes » et « adhérents » peuvent faire les pré-choix. L’accès aux pré-choix se fait après connexion sur la PEP (cf article 2). L’ensemble des vœux sélectionnés est résumé dans l’onglet « Pré-choix ». Chaque ligne représente un lieu de stage dans lequel l’utilisateur peut être affecté, avec le code couleur suivant :

✓ En vert s’affiche le premier choix pour lequel il peut être est affecté selon son rang de classement

✓ En bleu s’affichent les choix accessibles s’ils étaient mis en premier vœux

✓ En rouge s’affichent les choix non accessibles selon son rang de classement

L’utilisateur peut renseigner des vœux dans sa liste de pré-choix, via l’onglet « Liste des stages ». Se présentent alors devant lui tous les stages auxquels il est éligible. Seuls les utilisateurs adhérents ayant rempli toutes leurs évaluations peuvent consulter les évaluations de stage.

L’utilisateur doit, avant les choix définitifs, obligatoirement renseigner un vœu accessible selon son rang de classement. En cas de non-respect, le SIPHIF se réserve le droit, après information auprès de l’utilisateur, de supprimer ce compte.

Il est formellement interdit pour les « Admin » de communiquer le nom des utilisateurs ayant procédé à des pré-choix.

Article 6 : Situations particulières

Les internes revenant de disponibilités ou les internes entrant en premier semestre ne peuvent évaluer de stage. Par conséquent, la participation aux pré-choix sera possible selon les conditions suivantes :

• Avoir un compte personnel (cf article 2)
• Justifier auprès du SIPHIF de la situation particulière

A l’exception des internes nouvellement reçus au concours de l’internat et affectés en Île-de-France, l’accès aux évaluations de stages sera possible uniquement aux internes adhérents. Pour cela, il faut en faire la demande spécifique au SIPHIF. 

Les internes médecins, inscrits au DES de Biologie Médicale et adhérents pourront également obtenir un compte personnel (cf article 2) et pourront avoir accès aux évaluations. Cependant, ils ne participeront pas aux pré-choix.

Article 7 : Demande de suppression d’un compte

Tout utilisateur voulant supprimer son compte utilisateur, pourra le faire comme indiqué dans l’article 8, sans justification à fournir. Seule une confirmation de la demande sera envoyée à l’utilisateur par le SIPHIF, avant application. De plus, toute demande est irrévocable et ne donne plus la possibilité d’avoir accès à la PEP.

Article 8 : Contact

Toute demande se fera par mail à l’adresse suivante : webmaster@siphif.org

Ces demandes seront clairement spécifiées dans l’objet du mail et pourront concerner :

• Problèmes pour l’accès à un compte
• Problèmes lors de la période d’évaluation ou de préchoix
• Demande de suppression de compte
• Justification d’une situation particulière
• Remarques d’amélioration du fonctionnement de la PEP
• Toutes autres demandes jugées pertinente par l’utilisateur

Toute demande non faite sur cette adresse mail est susceptible de ne pas être traitée.

Article 9 : Dispositions finales

Le présent règlement intérieur peut être modifié sur proposition du SIPHIF ou d’un utilisateur par mail à l’adresse indiquée dans l’article 8. Toute modification aura lieu en dehors d’une session, et le nouveau règlement établi sera alors envoyé aux utilisateurs qui pourront choisir de conserver ou non leur compte utilisateur.

Tout interne n’acceptant pas/plus de suivre ce règlement intérieur peut demander à voir son compte supprimé, comme mentionné dans l’article 7. La plateforme d’évaluation et de pré-choix est un outil d’aide à la préparation des choix à destination des internes.

En raison de son caractère informatif et non officiel, le SIPHIF ne peut être tenu pour responsable en cas de choix définitifs non conforme avec les pré-choix