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Règlement Plateforme d’évaluation et de pré-choix

Règlement intérieur de la Plateforme d’évaluation et de pré-choix du SIPHIF

Juin 2017

Lexique

  • DES : Diplôme d’Etudes Spécialisées
  • IPR : Innovation Pharmaceutique et Recherche
  • PEP : Plateforme d’évaluation et de préchoix
  • SIPHIF : Syndicat des Internes en PHarmacie et en biologie médicale d’Ile-de-France

 

Article 1 : Participants

Le statut « Interne » est défini pour tout interne pharmacien inscrit aux DES de Pharmacie, de Biologie Médicale ou au DES d’IPR. Ce statut donne le droit à un accès sur la PEP, via un compte utilisateur personnel. Le statut « Adhérent » est défini pour tout interne à jour dans son adhésion au SIPHIF. Par la suite, on appelle « Utilisateurs » les personnes ayant le statut « Interne » ou « Adhérent ». Le statut « Admin » correspond aux personnes responsables de la bonne gestion de la PEP. Ils sont en charge de la bonne application du règlement intérieur. Les différences de statut sont résumées dans le tableau suivant :

  • « Interne »
  • « Adhérent » 
  • « Admin » 

Compte personnel : Oui

Evaluation des stages Oui

Consultation des évaluations de stages : Non

Participation aux préchoix : Oui

Gestion des sessions : Non

Gestion des comptes : Non  

Compte personnel : Oui

Evaluation des stages : Oui

Consultation des évaluations de stages : Oui

Participation aux préchoix : Oui

Gestion des sessions : Non

Gestion des comptes : Non

Compte personnel : Non

Evaluation des stages : Non

Consultation des évaluations de stages : Oui

Participation aux préchoix : Non

Gestion des sessions : Oui

Gestion des comptes : Oui

Article 2 : Création et connexion à un compte

La création du compte se fait sur le site suivant, via l’onglet « INSCRIPTION »L’utilisateur de la PEP s’engage à fournir les bonnes informations lors de son inscription sur la PEP. Chaque compte créé devra être validé par un administrateur de la PEP, qui se charge de vérifier l’exactitude des informations fournies.

En cas d’informations erronées, le SIPHIF peut être amené à supprimer le compte de l’utilisateur.

Chaque connexion se fera par l’e-mail et le mot de passe définis lors de la création du compte. En cas d’oubli du mot de passe, une réinitialisation du mot de passe est possible en cliquant sur « Mot de passe perdu ? ». Le SIPHIF s’engage à prévenir l’ensemble des personnes éligibles à un compte d’utilisateur de la possibilité de créer un compte.

En dehors des périodes d’ouverture de la PEP décrites à l’article 3, la création d’un compte ne permettra pas l’accès à l’ensemble des fonctions de la PEP. Tout compte créé est un compte utilisateur personnel, attribué à un interne. Chaque personne éligible à un compte doit avoir un seul et unique compte.

En cas d’utilisation d’un compte personnel par une autre personne, notamment par les responsables de stages , le SIPHIF, après information auprès de l’utilisateur, supprimera le compte utilisateur. L’utilisateur ne sera plus éligible à un compte utilisateur.

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Article 3 : Périodes de la PEP

La plateforme est un système automatique, fonctionnant par session. Chaque session comporte plusieurs périodes, limitées dans le temps :

  1. Évaluation des stages : chaque utilisateur peut évaluer ses stages
  2. Pré-choix : chaque utilisateur peut renseigner ses vœux.

Le SIPHIF s’engage à prévenir l’ensemble des utilisateurs de l’ouverture d’une session et de chacune des périodes associées.

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Article 4 : Évaluation de stages

L’évaluation des stages se fait uniquement lorsque une session est ouverte en période d’évaluation. Seuls les « internes » et « adhérents » peuvent évaluer leur stage. Pour cela, l’utilisateur doit se connecter à son compte personnel (cf article 2).

Se présente alors devant lui l’ensemble des stages auxquels il a été affecté, il peut alors remplir l’évaluation de son stage actuel. La modification des évaluations précédentes est alors possible. Les catégories de l’évaluation qui doivent être obligatoirement remplis afin de déclarer l’évaluation conforme sont :

  • Semestre d’ancienneté
  • Activités de l’interne
  • Organisation du service d’affectation
  • Respect du statut et du temps de travail de l’interne
  • Appréciation globale du stage

Le SIPHIF se réserve le droit de demander à l’utilisateur de modifier/compléter son évaluation sur ces catégories obligatoires.

Les autres catégories sont facultatives et sont remplies selon la typologie du stage. Chaque évaluation est anonyme et ne doit pas comporter d’éléments permettant de dater l’évaluation, sauf si l‘information représente un élément important de l’évaluation.

Toute information dans une évaluation permettant de briser l’anonymat de l’évaluation entraînera la suppression de l’évaluation

Le questionnaire a pour vocation la description et l’évaluation personnelle des stages réalisés. Il n’est pas destiné à exprimer le souhait de « réserver » un poste, pratique contraire à la procédure officielle de choix de poste en vigueur.

En fonction de la pertinence de l’évaluation renseignée, le SIPHIF se réserve le droit, après information de l’utilisateur, de supprimer l’évaluation enregistrée. Toute information dans une évaluation permettant de dater l’évaluation entraînera la suppression de l’évaluation, sauf si l‘information représente un élément important de l’évaluation.  Le SIPHIF se réserve le droit, après information auprès de l’utilisateur, de supprimer le compte utilisateur en tort.

Il est formellement interdit pour les « Admin » de communiquer le nom des utilisateurs ayant procédé à une évaluation en particulier, peu importe le motif. Il est formellement interdit pour les « Utilisateurs » comme pour les « Admin » de communiquer les évaluations aux responsables de stage.

A la demande d’un responsable de stage dans l’objectif d’améliorer son terrain de stage, le SIPHIF, par l’intermédiaire de son (ses) président(s) et ses responsables de filières, pourra demander aux utilisateurs « Admin » l’extraction anonyme des évaluations du stage en question, de manière anonyme. Celles-ci pourront servir d’éléments objectifs pour proposer des pistes d’amélioration.

Article 5 : Participation aux préchoix

Les préchoix des stages se font uniquement lorsqu’une session est ouverte en période de préchoix. Seuls les « internes » et « adhérents » peuvent faire les préchoix. L’accès aux préchoix se fait après connexion sur la PEP (cf article 2). L’ensemble des vœux sélectionnés est résumé dans l’onglet « Pré-choix ». Chaque ligne représente un lieu de stage dans lequel l’utilisateur peut être affecté, avec le code couleur suivant :

✓ En vert s’affiche le 1 er choix pour lequel il peut être est affecté selon son rang de classement

✓ En bleu s’affichent les choix accessibles s’ils étaient mis en 1er vœux

✓ En rouge s’affichent les choix non accessibles selon son rang de classement

L’utilisateur peut renseigner des vœux dans sa liste de préchoix, via l’onglet « Liste des stages ». Se présentent alors devant lui tous les stages auxquels il est éligible. Seuls les utilisateurs adhérents ayant rempli toutes leurs évaluations peuvent consulter les évaluations de stage.

L’utilisateur doit, avant les choix définitifs, obligatoirement renseigner un vœu accessible selon son rang de classement. En cas de non-respect, le SIPHIF se réserve le droit, après information auprès de l’utilisateur, de supprimer ce compte.

Il est formellement interdit pour les « Admin » de communiquer le nom des utilisateurs ayant procédé à des préchoix.

Article 6 : Situations particulières

Les internes revenant de disponibilités ou les internes entrant en 1er semestre ne peuvent évaluer de stage. Par conséquent, la participation aux préchoix sera possible selon les conditions suivantes :

  • Avoir un compte personnel (cf article 2)
  • Justifier auprès du SIPHIF de la situation particulière

L’accès aux évaluations de stages sera possible uniquement aux internes adhérents. Pour cela, il faut en faire la demande spécifique au SIPHIF. Les internes médecins, inscrits au DES de Biologie Médicale et adhérents pourront également obtenir un compte personnel (cf article 2) et pourront avoir accès aux évaluations. Cependant, ils ne participeront pas aux préchoix.

Article 7 : Demande de suppression d’un compte

Tout utilisateur voulant supprimer son compte utilisateur, pourra le faire comme indiqué dans l’article 8, sans justification à fournir. Seule une confirmation de la demande sera envoyée à l’utilisateur par le SIPHIF, avant application. De plus, toute demande est irrévocable et ne donne plus la possibilité d’avoir accès à la PEP.

Article 8 : Contact

Toute demande se fera par mail à l’adresse suivante : contact@sphif.org

Ces demandes seront clairement spécifiées dans l’objet du mail et pourront concerner :

  • Problèmes pour l’accès à un compte
  • Problèmes lors de la période d’évaluation ou de préchoix
  • Demande de suppression de compte
  • Justification d’une situation particulière
  • Remarques d’amélioration du fonctionnement de la PEP
  • Toutes autres demandes jugées pertinente par l’utilisateur

Toute demande non faite sur cette adresse mail est susceptible de ne pas être traitée.

Article 9 : Dispositions finales

Le présent règlement intérieur peut être modifié sur proposition du SIPHIF ou d’un utilisateur par mail à l’adresse indiquée dans l’article 8. Toute modification aura lieu en dehors d’une session, et le nouveau règlement établi sera alors envoyé aux utilisateurs qui pourront choisir de conserver ou non leur compte utilisateur.

Tout interne n’acceptant pas/plus de suivre ce règlement intérieur peut demander à voir son compte supprimé, comme mentionné dans l’article 7. La plateforme d’évaluation et de préchoix est un outil d’aide à la préparation des choix à destination des internes.

En raison de son caractère informatif et non officiel, le SIPHIF ne peut être tenu pour responsable en cas de choix définitifs non conforme avec les pré-choix

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